Vážení zákazníci,

ke dni 25. 5. 2018 vstoupilo v účinnost obecné nařízení o ochraně osobních údajů, známé pod zkratkou GDPR (z anglického General Data Protection Regulation) a ke dni 24. 4. 2019 se stal účinným i zákon č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů.

V souvislosti s touto novou právní úpravou zpracování osobních údajů si Vás proto dovolujeme informovat o rozsahu, způsobu, účelu a dalších atributech zpracování Vašich osobních údajů naší společností na doménách kloktej.to a naslin.to. Osobní údaje ve smyslu uvedené právní úpravy jsou údaje o identifikovaných, případně identifikovatelných, fyzických osobách. Údajů právnických osob se tedy úprava, ani níže uvedené informace, netýkají.

1. Zásady zpracování osobních údajů

Společnost Easy Café s.r.o., IČ: 06548067, se sídlem Českomoravská 2255/12a, Libeň, 190 00 Praha 9, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 284079 (dále jako „vzdělavatel“), zpracovává, ze své pozice správce, údaje zájemců a účastníků nabízených kurzů (dále jen „účastník“). Kontaktním místem pro účastníka je v souvislosti s ochranou jejich osobních údajů vždy vzdělavatel, přičemž podrobnější údaje sdělí vzdělavatel obratem účastníku na jeho žádost. Účastníci jsou pro účely zpracování jejich osobních údajů v pozici tzv. subjektů údajů. V těchto zásadách jsou stanovena pravidla, kterými se zpracování osobních údajů účastníků řídí tak, aby bylo zachováno právo na ochranu osobních údajů, právo na soukromí a nemohlo dojít ke zneužití osobních údajů účastníků. Těmito zásadami se vzdělavatel řídí po celou dobu, po kterou jsou osobní údaje zpracovávány. Pravidla zpracování osobních údajů uvedená v těchto zásadách odpovídají povinnostem, které ukládá Nařízení Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES – Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (dále jako „GDPR“), jakož i požadavkům zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů. V těchto zásadách jsou stanoveny postupy a principy, na jejichž základě vzdělavatel zpracovává a nakládá s osobními údaji účastníků.

2. Titul a účel zpracování osobních údajů

2.1. Důvody shromažďování osobních údajů

Osobní údaje účastníků jsou zpracovávány výlučně z titulu:

1. nezbytnosti zpracování pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je účastník, případně za účelem plnění zákonných povinností,

2. případně, pokud účastník udělí vrámci vyplnění webového formuláře (viz obchodní podmínky) souhlas se zpracováním údajů tzv. zvláštní kategorie, také na základě tohoto souhlasu,

3. oprávněného zájmu vzdělavatele, a to pro účely přímého marketingu. 

2.2. Nezbytnost zpracování pro splnění smlouvy či zákonné povinnosti

Aby vzdělavatel mohl zajistit, že účastník bude moci řádně absolvovat vybraný kurz, musí zpracovat identifikační údaje účastníka, vyžadované účetními pravidly vzdělavatele, jeho akreditačními partnery, použitými dotačními tituly a platnou legislativou. Za účelem zajištění přístupu účastníka do jeho uživatelského účtu zpracovává vzdělavatel také základní kontaktní údaje účastníka. Zpracování uvedených osobních údajů je pro splnění smlouvy, uzavřené mezi účastníkem a vzdělavatelem, nezbytné, neboť bez zpracování uvedených osobních údajů by nebylo možné zajistit přístup k uživatelskému účtu účastníka. V případě zpracování osobních údajů za účelem plnění zákonných povinností (např. povinností souvisejících s vedením účetnictví) vzdělavatel zpracovává zákonem vyžadované osobní údaje způsobem určeným příslušnými právními předpisy.

2.3. Souhlas se zpracováním

Osobní údaje klienta v systému www.tvojeai.cz neobsahují údaje o zdravotním stavu. S údaji o zdravotním stavu, který je osobním údajem tzv. zvláštní kategorie, vzdělavatel nepracuje a tyto údaje nevyužívá.

2.4. Zpracování za účelem přímého marketingu

Jedním z oprávněných zájmů vzdělavatele je  jeho zájem na prezentaci nabídky svých produktů a za tímto účelem provádí zpracování osobních údajů účastníka za účelem přímého marketingu – zasílání obchodních sdělení. To znamená, že pokud účastník historicky využil služeb vzdělavatele, může vzdělavatel zaslat nabídku podobných produktů či služeb, která by pro účastníka mohla být zajímavá a to v takové frekvenci, která účastníka neobtěžuje. Zasílání obchodních sdělení může účastník kdykoliv zrušit prostřednictvím odkazu obsaženého v zaslaném obchodním sdělení nebo prostřednictvím kontaktního emailu uvedeného níže. Pro tyto účely zpracovává vzdělavatel pouze základní kontaktní údaje účastníka a informaci o kategorii kurzů zakoupených účastníkem.

2.5. Cookies na webových stránkách

Zvláštním způsobem zpracování osobních údajů je automatické ukládání souborů cookies při návštěvě našich webových stránek.

2.6. Získání osobních údajů

Vzdělavatel získává osobní údaje vždy a pouze od účastníka či od třetích osob, které s vzdělavatelem spolupracují a získaly osobní údaje účastníka v souladu s příslušnou právní úpravou a dle této právní úpravy je mohou vzdělavateli poskytnout. Vzdělavatel vždy při zpracování osobních údajů důsledně dbá na zákonnost zpracování a vysokou úroveň ochrany zpracovávaných osobních údajů.

3. Způsob zpracování osobních údajů

Osobní údaje účastníka jsou pro každou z dílčích operací zpracování vždy zpracovávány pouze v nejmenším, nezbytně nutném rozsahu.

4. Předávání Vašich osobních údajů dalším osobám

4.1. Předávání osobních údajů

Vzdělavatel nesděluje osobní údaje účastníka žádným dalším subjektům s výjimkou případů, které jsou popsány v těchto zásadách. K osobním údajům účastníka mají přístup zaměstnanci vzdělavatele, kteří jsou pověřeni s těmito osobními údaji pracovat. Všichni zaměstnanci vzdělavatele jsou písemně zavázáni mlčenlivostí. Tito zaměstnanci jsou také odpovědně vybráni, seznámeni s interními pravidly o ochraně osobních údajů, a také řádně proškoleni, aby bylo jasné, jak zacházet s osobními údaji účastníka a jak a za jakých podmínek se osobní údaje zpracovávají. Vzdělavatel je oprávněn předat osobní údaje vybraným třetím stranám, pokud to bude nutné. Tyto osoby se nazývají zpracovatelé. Vzdělavatel odpovídá za to, že vybraní zpracovatelé budou poskytovat vhodné záruky ke zpracování osobních údajů účastníka. Zpracovatelé jsou současně smluvně zavázáni, aby plnili povinnosti při ochraně osobních údajů účastníka.

4.2. Třetí osoby, jimž mohou být osobní údaje předávány

Vzdělavatel je oprávněn předat osobní údaje účastníka následujícím kategoriím osob:

Kategorie příjemců Účel předání osobních údajů

Právní poradci Využití právního poradenství

Účetní  Využití účetních služeb

Poskytovatelé IT služeb Správa IT a správa uživatelských aplikací

Správce webových stránek Správa webových stránek

Dopravci Doprava objednaného zboží či služby

Osobní údaje jsou předávány pouze v případech, kdy je to nezbytné či účelné. Nad rámec uvedeného je vzdělavatel oprávněn předat osobní údaje za účelem splnění své povinnosti stanovené právními předpisy.

4.3. Předávání mimo EU

Osobní údaje nejsou předávány do zemí mimo Evropskou unii nebo do mezinárodních organizací.

5. Automatické individuální rozhodování a profilování

Vzdělavatel při zpracování osobních údajů neprovádí žádné automatické individuální rozhodování ani profilování, které by pro účastníka mělo nějaké právní účinky nebo by se účastníka jinak významně dotýkalo. V případě, že by se toto změnilo, bude účastník neprodleně informován.

6. Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracovává vzdělavatel pouze po nezbytně nutnou dobu. Pokud již osobní údaje nejsou potřeba pro účely zpracování nebo přístupu do informačního systému vzdělavatele, neprodleně jsou mazány. V případě, že osobní údaje jsou zpracovávány v důsledku zákonných ustanovení, jsou zpracovávány po dobu, po níž to zákon vyžaduje. V případě, že zákon vyžaduje archivaci některých údajů, jsou tyto archivovány v souladu se zákonem po požadovanou dobu. V případě, že osobní údaje jsou zpracovávány v důsledku uzavření smlouvy nebo poskytování služby, jsou osobní údaje zpracovávány po dobu plnění této smlouvy nebo poskytování služby a dále 10 let poté, co došlo k ukončení smlouvy nebo poskytnutí služby. Po tuto dobu jsou však osobní údaje zpracovávány pouze za účelem bránění se případným soudním nárokům nebo vedení soudního řízení. Lhůta 10 let pak odpovídá maximální promlčecí lhůtě, po niž mohou být nároky úspěšně uplatněny u soudu. V případě, že by došlo k zahájení soudního či jiného řízení, k němuž jsou potřebné osobní údaje, jsou tyto zpracovávány i po celou dobu těchto řízení, včetně případných vykonávacích a dalších navazujících řízení.

7. Práva účastníka

7.1. Právo na informace

Účastník je oprávněn se kdykoliv obrátit na vzdělavatele a požádat o zaslání potvrzení, zda jsou zpracovávány osobní údaje účastníka, a to prostřednictvím níže uvedených kontaktních údajů. Pokud vzdělavatel osobní údaje zpracovává, má účastník právo získat přístup k těmto informacím:

a) Za jakým účelem osobní údaje zpracovávány a jaké jsou jejich kategorie.

b) Kdo jsou příjemci a zpracovatelé osobních údajů.

c) Po jakou dobu budou osobní údaje uloženy, a pokud není možno tuto dobu určit, kritéria použití ke stanovení této doby.

d) U kterých osobních údajů může účastník požadovat jejich výmaz nebo omezení zpracování a vznést námitku proti tomuto zpracování.

e) O právu podat stížnost u dozorového úřadu.

f) O zdrojích osobních údajů, pokud nebyly získány od účastníka.

g) Zda dochází k automatickému individuálnímu rozhodování nebo profilování. Pokud účastník požádá vzdělavatele, je tento povinen poskytnout kopii osobních údajů účastníka, které zpracovává. Pokud bude účastník požadovat další kopie, může být jejich poskytnutí zpoplatněno ve výši vynaložených nákladů. Vzdělavatel má právo požadovat po účastníku ověření identity, aby bylo zabráněno sdělení osobních údajů nepovolaným osobám. Požadované informace vzdělavatel sdělí nejpozději do 30 dnů.

7.2. Právo na opravu

Pokud účastník zjistí, že některé osobní údaje jsou nepřesné, nesprávné či neúplné, má právo, aby byly tyto údaje bez zbytečného odkladu opraveny či doplněny dle instrukcí účastníka.

7.3. Právo být zapomenut – právo výmazu

Účastník má právo požádat o vymazání osobních údajů bez zbytečného odkladu, pokud:

a) osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro něž byly shromážděny.

b) odvolá svůj souhlas.

c) vznese námitky proti zpracování.

d) jsou osobní údaje zpracovávány protiprávně.

e) výmazem bude splněna právní povinnost dle zákona.

f) osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti.

Osobní údaje však vzdělavatel není povinen vymazat ani z výše uvedených důvodů, pokud existuje některý z důvodů dle čl. 17 odst. 3 GDPR. Pokud došlo ke zveřejnění osobních údajů nebo byly předány třetím osobám, zajistí vzdělavatel i vymazání těchto osobních údajů, pokud to bude technicky možné a proveditelné.

7.4. Právo na omezení zpracování

Účastník má právo na omezení zpracování osobních údajů, pokud:

a) sdělí, že osobní údaje jsou nepřesné, a to po dobu, než bude přesnost osobních údajů prověřena.

b) osobní údaje jsou zpracovávány protiprávně, ale účastník místo o výmaz požádá o omezení jejich použití.

c) vzdělavatel již nebude osobní údaje potřebovat, ale účastník je bude požadovat pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

d) účastník vznesl námitku proti zpracování, a to po dobu, než bude prověřena oprávněnost námitky.

7.5. Právo vznést námitku

Účastník má právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, pokud jsou zpracovávány pro účely přímého marketingu. Námitku je nutné zaslat písemně nebo na email, který je uveden níže. V případě, že byla vznesena námitka proti zpracování za účelem přímého marketingu, osobní údaje v tomto rozsahu nadále vzdělavatel nebude zpracovávat, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro jejich zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

7.6. Právo přenositelnosti údajů

Účastník může požádat o předání osobních údajů ve strukturovaném běžně použitelném formátu, který může následně poskytnout jinému správci. Pokud to bude technicky možné, může účastník požádat o přímé předání správci, kterého označí.

7.7. Právo podat stížnost

Účastník může kdykoliv podat stížnost týkající se zpracování osobních údajů nebo neplnění povinností plynoucích z GDPR k dozorovému úřadu. Dozorovým úřadem je v ČR Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7,7, www.uoou.cz.

8. Zavedená opatření

Vzdělavatel zavedl personální, organizační i technická opatření pro eliminaci závažných rizik pro práva a svobody a pro ochranu osobních údajů účastníka. Za tímto účelem jsou proškoleni zaměstnanci vzdělavatele, kteří přicházejí do styku s osobními údaji. Dále jsou všechny osobní údaje ve fyzické podobě zabezpečeny před neoprávněným přístupem. U osobních údajů uložených v elektronické podobě jsou pak dodržovány bezpečnostní standardy a taktéž jsou zabezpečeny před neoprávněným přístupem. Současně byla zpracována analýza rizik za účelem předcházení rizik a byla provedena příslušná opatření pro snížení rizik.

9. Koordinátor ochrany osobních údajů

Vzdělavatel nemá povinnosti jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů ve smyslu GDPR a ani nebyl jmenován. Byl však určen koordinátor ochrany osobních údajů, který má u vzdělavatele na starosti ochranu osobních údajů. Na koordinátora ochrany osobních údajů se lze obrátit v jakékoliv záležitosti týkající se osobních údajů a k využití práv na email [email protected].

10. Kontaktní údaje

V případě jakýchkoliv žádostí, požadavků, připomínek nebo nejasností je možno kontaktovat vzdělavatele prostřednictvím emailu [email protected] nebo písemně na adrese sídla, uvedené v úvodní části  tohoto dokumentu.

11. Závěr

Tyto zásady byly přijaty dne  7. června 2024.  Vzdělavatel je oprávněn tyto zásady měnit tak, aby vždy jejich obsah byl v souladu se zákonem a GDPR. O případných změnách těchto zásad vzdělavatel informuje na svých webových stránkách.